E-Rechnung - Pflicht ab Januar 2025 – BWLC Steuerberater, Unternehmensnachfolge

Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

Die BWLC GmbH Steuerberater Rechtsanwälte hatte Ihre Mandanten/innen eingeladen zu einer Informationsveranstaltung zur E-Rechnung. Sehr viele Unternehmerinnen und Unternehmer folgten der Einladung und die Referenten Herr Nachtigal und Herr Schneider der Firma Rottländer Business IT hatten viele Fragen zu beantworten. Die E-Rechnung stellt insbesondere kleine Unternehmen vor weitere Herausforderungen.

Die neue E-Rechnung ab 2025:

Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

Wer ist betroffen von der E-Rechnungspflicht?

Für den Empfang von E-Rechnungen gilt:

Jedes Unternehmen in Deutschland muss ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.

Von der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen sind Sie betroffen, wenn folgende Kriterien auf Sie zutreffen (unter Berücksichtigung der Übergangsfristen, siehe auch FAQ):

Sie sind selbstständig oder führen ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland.
Sie versenden Rechnungen für Ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmen (B2B).

Eine PDF ist keine E-Rechnung

Die Inhalte eines PDFs sind nicht maschinenlesbar – im Gegensatz zur E-Rechnung. Bei dieser wird gemäß EU-Norm ein maschinenlesbarer XML-Datensatz erstellt, der in den Formaten XRechnung (reiner Datensatz) oder ZUGFeRD (zusätzliches Ansichts-PDF) übermittelt, weiterverarbeitet und archiviert werden kann. All das ist mit der DATEV E-Rechnungsplattform möglich.

Was ist eine E-Rechnung?

Der Ausdruck „elektronische Rechnung“ im Umsatzsteuergesetz bezeichnet ab 2025 eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die übermittelt und empfangen wird. Gebräuchliche explizit erwähnte Formate hierfür sind unter anderem XRechnung und Zugferd (ab Version 2.0.1. – ohne die Profile Minimum und Basic-WL). Auch europäische Rechnungsformate wie Factur-X aus Frankreich oder Peppol-BIS Billing sind nutzbar. Das Format können die Vertragspartner frei wählen, so lange es den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für den Handel zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (B2B, business-to-business).

Dabei muss man unterscheiden: Empfangen können müssen alle eine E-Rechnung, dies gilt ab 2025. E-Rechnungen ausstellen können müssen Unternehmen nur, wenn sie der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Rechnungsstellung unterliegen. Das ist bei Kleinunternehmen nicht der Fall.

Zudem: Ist eines der beiden Unternehmen nicht in Deutschland ansässig, gilt auch keine Pflicht zur E-Rechnung. Von der E-Rechnungspflicht sind aber Freiberufler, Vermieter oder Ärzte betroffen. Zudem gilt die Pflicht auch für Bargeld-Käufe.

Es gibt aber Ausnahmen:

1) Rechnungen, deren Brutto-Betrag unter 250 Euro liegt

2) Fahrausweise, zum Beispiel für Bus, Bahn oder Flugzeug

3) Leistungen von Kleinunternehmern

4) Leistungen an Nicht-Unternehmen wie z.B. Vereine oder staatl. Einrichtungen

5) diverse sehr spezielle Ausnahmen in § 4 Nummer 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes [gesetze-im-internet.de]

In den Ausnahmefällen reicht für die Rechnungssteller und -empfänger eine sonstige Rechnung (PDF, Papier, E-Mail) aus.

Erforderliche Angaben einer E-Rechnung

Eine E-Rechnung umfasst bspw. Informationen zu:

➢ Rechnungsnummer

➢ Rechnungsdatum / Lieferdatum / Leistungsdatum

➢ Verkäufer / Käufer

➢ Anweisungen zur Ausführung der Zahlung

➢ Informationen zu den einzelnen Rechnungspositionen

➢ Rechnungsgesamtbetrag & Steuer

➢ etc.

gemäß der europäischen Richtlinie Art. 2 Nr. 1 2014/55/EU

Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027

Bis zum 31.12.2027 dürfen weiterhin Papierrechnungen versendet werden (mit Einschränkungen); andere elektronische Formate nur noch mit Einwilligung des Empfängers. Ab 01.01.2028 sind im B2B Bereich nur noch E-Rechnungen zulässig.

Überblick zu den Übergangsregelungen der E-Rechnung

Empfang von E-Rechnungen: Jedes Unternehmen ab 01.01.2025 ohne Ausnahme.

Versand von E-Rechnungen: Grundsätzlich jedes Unternehmen ab 01.01.2025, aber mit Übergangsregelungen: Betroffen: steuerbare und steuerpflichtige B2B-Rechnungen im Inland. (Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise)

01.01.2025 Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027 Unternehmen >800T€-Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit <800T€-Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren dürfen noch eingesetzt werden.

01.01.2028 alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden.

Jedes Unternehmen muss ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können.

Die E-Rechnung mit DATEV: https://e-rechnungsplattform.datev.de/

Lesen Sie auch hier weitere Informationen beim Bundesfinanzministerium: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html