GoBD? Verfahrensdokumentation?

Die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD).

Wer möchte sich nicht das aufwändige Prüfen der eigenen Prozesse oder das kleinschrittige Dokumentieren von Verfahren ersparen? Da ist es verlockend, sich weiterhin wissentlich (oder unwissentlich) bestimmte Dinge vorzuenthalten. Aber ist es das auch noch, wenn der Betriebsprüfer zukünftig genauer hinsieht?

Ist mein Unternehmen von der GoBD betroffen?

Die neuen Vorschriften haben die bisherigen Regelungen GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst. Von diesen Grundsätzen waren bislang tatsächlich nur bilanzierungspflichtige Unternehmen wie Kapitalgesellschaften und Vollkaufleute sowie Personengesellschaften ab einem gewissen Jahresumsatz betroffen.

Die GoBD gilt nicht mehr nur für bilanzierende Unternehmen, sondern für alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen.

Schuld daran ist die kleine Formulierung „Aufzeichnungen“. Unter dem Begriff „Aufzeichnungen“ versteht die Finanzverwaltung in der Regel die Aufzeichnungen von Einnahmen und Ausgaben und der Ermittlung sich daraus ergebender Überschüsse über ein Jahr. Die GoBD gelten somit auch für alle Personen, die die Anlage EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung einreichen müssen. Das sind zum Beispiel Selbständige, Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende. Damit sind Journalisten, Fotografen und sogar 3-2-1 Ebay-Händler gleichermaßen betroffen.

Auch vorgelagerte Prozesse sind von der GoBD betroffen. Die GoBD bezieht sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, wie etwa die Warenwirtschaft, die Lohnabrechnung, den E-Mailverkehr oder die Zeiterfassung innerhalb des Unternehmens. Die Aussage „Mein Unternehmen ist von der GoBD nicht betroffen!“ wird folglich nur auf die Wenigsten zutreffen.

Ohne gesetzliche Regelung der GoBD keine Notwendigkeit?

Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), mit dem die GoBD eingeführt wurde, liest sich wie ein Gesetzestext – allerdings ist es das de facto nicht. Die GoBD ist weder durch ein Gesetzgebungsverfahren gelaufen noch vom Bundestag verabschiedet worden. Das Schreiben legt „nur“ Kriterien fest, anhand derer der Betriebsprüfer die ordnungsgemäße Führung von Büchern oder Aufzeichnungen formell feststellen kann. Und die Verantwortung für die Einhaltung ebendieser Ordnungsmäßigkeit trägt allein der Steuerpflichtige. Möglicherweise ist das Thema bei vielen Unternehmen durch das Wahrnehmungsraster gefallen, gerade weil es gesetzlich nicht bindend ist und ein hohes Maß an eigenverantwortlichem Handeln voraussetzt. Rechtslage hin oder her: Eine Nichtbeachtung kann spätestens bei der Betriebsprüfung erhebliche Probleme verursachen.

Stellt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Schlampigkeit oder Verstöße bei der Buchführung beziehungsweise bei den Aufzeichnungen fest, kann es diese aufgrund der formellen und sachlichen Mängel verwerfen. Und schon beginnen die Damen und Herren von der Behörde fleißig zu schätzen. Und das kann den Betroffenen teuer zu stehen kommen. Ließen Betriebsprüfer in der Vergangenheit Milde walten, so ist damit zukünftig nicht mehr zu rechnen. In den Betriebsprüfungen werden Betriebsprüfer verstärkt nach Vorsystemen fragen.

Wird die Nichteinhaltung bestraft?

Das BMF setzt sich mit der GoBD derzeit nicht über geltendes Recht hinweg und so darf und kann jeder Steuerpflichtige einzelne Punkte in einem Gerichtsverfahren auf Rechtmäßigkeit überprüfen lassen. Allerdings werden an vielen Stellen in der GoBD die Anforderungen mit konkreten Beispielen erläutert oder es erfolgt ein Verweis auf finanzrechtliche Urteile. Diese ermöglichen analoge Schlüsse. Entsprechend bleibt zu erwarten, dass es in den kommenden Jahren Gerichtsverfahren zur Auslegung und Rechtmäßigkeit einzelner Regelungen der GoBD geben wird. Es ist zu empfehlen, die Richtlinien ernst zu nehmen.

Wer von vornherein Rechtsstreitigkeiten mit dem Finanzamt aus dem Weg gehen möchte, sollte sich schlicht und einfach an die GoBD halten. Wie immer gilt auch hier der leidige Spruch: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Unternehmer und Selbständige tun sich selbst einen Gefallen, indem sie sich mit der GoBD vertraut machen und die eigene Buchhaltung darauf ausrichten. Dies kann helfen, unbeabsichtigte Fehler zu vermeiden. Und selbstverständlich gilt weiterhin: Liegt ein nachweislicher Steuerdelikt vor, werden entsprechende rechtliche Maßnahmen eingeleitet.

GoBD-konform? Das geht auch analog!

Keiner verbietet es Ihnen, Papierbelege weiterhin als Buchungsbelege zu nutzen. Die Frage ist: Wie viele Papierbelege erhalten Sie heute eigentlich noch? Viele Firmen versenden Rechnungen ausschließlich per E-Mail im PDF-Anhang oder stellen diese sogar nur noch zum Download bereit. Liebhaber des Analogen und die guten alten Bestandsbewahrer, die ihre Daten bevorzugt in Papierform archivieren, werden demnach früher oder später zum Umdenken gezwungen. Alle elektronischen Geschäftsdokumente müssen laut GoBD zukünftig auch im elektronischen Original archiviert werden. Als Grundsatz gilt bei der elektronischen Archivierung nämlich auch die Formattreue. Belege müssen so gespeichert werden, wie sie eingegangen sind.

Erhalten Sie beispielsweise Rechnungen per E-Mail als PDF, müssen diese Belege in der Form archiviert werden, in der sie eingegangen sind. Umformatierung der Belege in andere Formate – oder der Druck des Belegs sowie die anschließende Löschung der E-Mail samt Anhang bedeutet, dass die Unveränderbarkeit des Beleges verletzt wurde.

Müssen alle E-Mails archiviert werden?

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Wichtige Dokumente, wie Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, landen heute fast ausschließlich im elektronischen Postfach von Mitarbeitern. Der Gesetzgeber schreibt im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung vor, dass alle steuerrechtlich relevanten E-Mails elektronisch vorgehalten werden und über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht einsehbar sein müssen. Das macht eine zentrale und GoBD-konforme Aufbewahrung bzw. Speicherung aller unternehmensinternen E-Mails notwendig.

Stellen Sie heute schon sicher, dass Ihre steuerlich relevanten E-Mails vollständig aufbewahrt werden und nachträglich nicht veränderbar sind. Es bleibt allerdings immer noch die Frage, welche E-Mails steuerrechtlich relevant sind und wer dies entscheidet. Eine Frage, die man in der Regel nicht so einfach beantworten kann. Die Archivierungspflicht hängt nämlich u.a. auch von der Funktion der jeweiligen E-Mail ab: Enthält die E-Mail Daten eines Handelsbriefes, muss diese wie ein Papierschriftstück behandelt und entsprechend aufbewahrt werden. Wird die E-Mail allerdings nur als „Transportmittel” genutzt – z.B. um eine Lieferantenrechnung im PDF-Format als Anhang zu übermitteln – dient sie lediglich als „Briefumschlag“ und darf gelöscht werden. Das heißt konkret: E-Mails, die keine aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten, sondern nur Trägermedium für Anhänge sind, müssen selbst nicht archiviert werden. Ist jedoch der genaue Zeitpunkt der Zustellung (z.B. bei Fristsachen) von Belang, dann sollte auch der „Briefumschlag“ aufbewahrt werden.

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die private E-Mail-Nutzung erlauben, müssen zusätzlich aufpassen, dass möglicherweise keine unabsichtliche Speicherung von privaten Nachrichten der Beschäftigten auftritt. Ein sogenanntes Journaling, d.h. eine komplette Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails, wäre damit rechtlich nicht zulässig.

In allen anderen Fällen klingt ein Vorhalten aller unternehmerischen E-Mails getreu dem Motto „sicher ist sicher“ sinnvoll. Ein „Aber“ gibt es dennoch: Durch das Archivieren aller E-Mails können in der IT-Abteilung Redundanzen entstehen, die sich leicht hätten vermeiden lassen. Denn mit dem Archiv wird neben den Postfächern ein zweiter, identischer Datentopf aufgemacht – alle E-Mails werden doppelt vorgehalten. Genutzt werden diese Daten, so lange es zu keinem Rechtsstreit kommt, von niemandem. Die Hardware dafür muss aber über die gesamten Jahre der Aufbewahrungspflicht gehegt und gepflegt werden. Und genau an dieser Stelle können professionelle Archivierungslösungen viele Vorteile bieten.

Ist professionelle Software notwendig?

Per se ist die elektronische Archivierung technologieneutral. Das BMF legt keine konkreten technischen Vorgaben zur Erfüllung steuerrechtlicher Zwecke (zur sicheren Da-tenspeicherung) fest. Menschen, die aus diesem Grund allerdings dachten, es sei möglich, steuerrechtliche Dokumente in eine Dateiablage oder auf ein Netzlaufwerk zu kopieren, steht jetzt eine große Enttäuschung bevor. Schuld ist mitunter das Wort „Unveränderbarkeit“, welches ganze neun Mal im Schreiben des BFM Verwendung findet. In Ziffer 110 des Schreibens heißt es wortgemäß: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.“
Achtung Spoiler: Diese zusätzlichen Maßnahmen sind softwareseitig ohne entsprechende Technologiekomponenten kaum oder schwer realisierbar. Oder haben Sie schon mal versucht, eine Historisierung im Dateimanager von Windows vorzunehmen? Vielleicht mit einem Datumsstempel? Man käme dem Ganzen doch damit schon ziemlich nahe – aber auch nur das. Die Historisierungs-Datei selbst wäre wiederrum veränderbar.

Wahrscheinlich finden Sie es nicht ganz fair, dass Sie in die Tasche greifen sollen, um Ihre EDV-Systeme und betrieblichen Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anzupassen. Möglicherweise haben Sie noch Implementierungskosten durch die Pflicht zur elektronischen Einreichung von Steuererklärungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Bilanzen im Kopf?
Verständlich also, dass Sie die GoBD nicht mit tosendem Beifall begrüßen.
Fest steht: Sie sollten sich nicht zu unnötigen und unwirtschaftlichen IT-Investitionen verleiten lassen – blenden Sie aber die Tatsache nicht aus, dass Sie Ihr betriebliches Belegwesen und Ihre elektronische Buchführung mittels neuer Technologien an vielen Stellen modernisieren können und diese damit gleichzeitig effizienter und kostengünstiger gestalten. Mit der GoBD hat sich die Finanzverwaltung beispielsweise erstmals auch sehr konkret zum Thema „ersetzendes Scannen“ geäußert. Hier liegen für viele Firmen enorme Einsparpotentiale.
In einem Bericht zum Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“ hieß es bereits 2014 in der Zusammenfassung:
„Durch die elektronische Aufbewahrung haben sich für 17 % der befragten Unternehmen Probleme und für 99 % Vorteile ergeben.“

Auf Sie kommt also nicht bloß Umsetzungsaufwand zu, sondern auch die Möglichkeit, sowohl bestehende Abläufe zu überprüfen als auch innovative neue Prozesse rechtssicher in Ihre betrieblichen Abläufe zu integrieren.

Machen Sie sich bewusst, dass es ohne entsprechende funktionale Softwarekomponenten, wie sie zum Beispiel ein DMS mit einem digitalen Aktenarchiv liefern kann, und eine saubere Verfahrensdokumentation schnell passiert ist, dass Sie die Spielregeln der GoBD verletzen. Hinterher wird der Wirtschaftsprüfer möglicherweise dann genau die Summe einfordern, die sie am Ende des Tages doch besser hätten für die Modernisierung Ihrer Systeme ausgeben können!