Tax Compliance im Unternehmen – BWLC PlanConsult

Tax Compliance im Unternehmen – Verringerung von Risiken und rechtlichen Unsicherheiten

Tax Compliance – Basics

Der Begriff Tax Compliance umschreibt alle Tätigkeiten eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter, die der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dienen. Tax Compliance beinhaltet demnach nicht nur die steuerlichen Erklärungspflichten, sondern sämtliche Steuern und Abgaben sowie die dazugehörigen Nebenleistungen.

Mit den GoBD hat das Bundesministerium der Finanzen am 14.11.2014 eine Verwaltungsanweisung erlassen, die aus Sicht der Finanzverwaltung eine genaue Definition bezüglich Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Prüfbarkeit an IT-gestützte Datenverarbeitungssysteme beinhaltet. Die GoBD treten damit an die Stelle der GoBS sowie der GDPdU und sind als Verwaltungsanweisung für alle nachgeordneten Dienststellen (u.a. Finanzamt) verbindlich.

• GoBS – Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
• GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die GoBD sind für Veranlagungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Sie betreffen grundsätzlich alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften i. S. d. § 5 EStG, § 4 Abs. 1 EStG sowie Einnahmen-Überschuss-Rechner, soweit diese ihre unternehmerischen Prozesse IT-gestützt abbilden und ihren Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten in elektronischer Form (bsp. Warenwirtschaftssysteme, Kassensysteme, Online-Shop….) nachkommen. Somit ist nahezu jedes Unternehmen in Deutschland betroffen.

Tax Compliance – Risiken

Mit einer Übergangsfrist von zwei Jahren sind ab dem 01.01.2017 die in diesem Kontext erforderlichen steuerlichen Verfahrensdokumentationen im Rahmen einer Betriebsprüfung vom Prüfer abrufbar. Es sei darauf hingewiesen, dass im Sinne der GoBD für jedes Unternehmen in Deutschland aus Sicht der Finanzverwaltung eine steuerliche Verfahrensdokumentation verpflichtend ist und auch im Rahmen einer Prüfung grundsätzlich abgerufen wird, es zur Umsetzung jedoch keinen Zwang geben kann. Jedes Unternehmen muss mit einer eigenen Risiko-Matrix intern klären, ob es sich der Umsetzung verwehrt.

„Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.“

Es handelt sich hierbei um einen Auszug aus den originalen GoBD, die doppelte Verneinung ist dringend zu beachten. Prüfer haben durch die GoBD einen weiten Auslegungsspielraum bezüglich Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit bzw. ob daraus ableitend ein Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegt. Und die Umsetzung der Verwaltungsanweisung muss für einen sachverständigen Dritten (Prüfer) in einem angemessenen Zeitraum möglich sein.

Tax Compliance – Chancen

Die Implementierung eines Tax Compliance Management Systems ist zeit- und kostenintensiv und stellt Unternehmen daher immer vor eine Abwägung von Kosten und Nutzen, hier kommt §153 AEAO ins Spiel. Durch die Exkulpationsmöglichkeit von dem Vorwurf der Steuerhinterziehung oder leichtfertigen Steuerverkürzung, soweit ein ausreichendes internes Kontrollsystem eingerichtet und dokumentiert ist; verliert das Kostenargument enorm an Bedeutung.

Bei Haftungsfällen kommt es oft zu hohen Bußgeldern, die die Implementierungskosten für ein Tax Compliance Management System um ein mehrfaches übersteigen können, darüber hinaus ist das Risiko bezüglich steuerstraf- und bußgeldrechtlicher Folgen für Unternehmen in den letzten Jahren deutlich gestiegen.

Hinzukommend verfolgt die Finanzverwaltung aktuell intensiv den Ansatz einer zeitnahen, digitalen Betriebsprüfung, was jedes Unternehmen förmlich zu einem an Tax Compliance angelehnten Handeln zwingen wird. Ein Zuwiderhandeln bzw. auch eine unsauber umgesetzte Tax Compliance, würde automatisch zu einer aus Unternehmenssicht nicht mehr tragfähigen Risikobewertung führen.

Natürlich hat die Umsetzung einer Verfahrensdokumentation, abseits der Vorgaben durch die Finanzverwaltung, auch positive Aspekte die weit über die Pflichterfüllung hinausgehen. Denn, wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, beschäftigen sich Unternehmer mit ihrem Unternehmen.

In jedem Unternehmen existieren Prozesse und Strukturen, die der Unternehmensleitung oft gar nicht oder bestenfalls nur im Detail bekannt sind. Wird eine Verfahrensdokumentation erstellt, ist das für die Unternehmen eine Chance, sich in ihre Betriebe zu vertiefen. Jahrelang gelebte Prozesse werden durch eine externe „Beraterbrille“ unter die Lupe genommen, analysiert, geprüft und je nach Auftrag auch optimiert bzw. transformiert (Prozesse grundsätzlich in Frage stellen und neu denken).

In vielen größeren Unternehmen wird bis heute noch kein revisionssicheres Faktura Programm eingesetzt, Rechnungen werden oft noch mit Word oder Excel erstellt. Es existiert keine digitale Archivierung von digitalen Eingangsrechnungen oder gar der E-Mail-Systeme. Und wenn, dann ist oft nur ein mangelhaftes Datensicherheits- bzw. IT-Security Konzept vorhanden.

Einige Vorteile im Detail:

• Transparenz der internen Verfahren
• Risiken werden aufgedeckt
• Eine Verfahrensdokumentation dient als Kontrollsystem
• Eine Verfahrensdokumentation vermeidet Vorsatz oder Leichtfertigkeit
• Bestehende Prozesse werden dokumentiert und hinterfragt.
• Eigene Strukturen und Prozesse werden optimiert.
• Effizienzsteigerungen durch revisionssichere Schnittstellensysteme
• Risiko- und Qualitätsmanagement
• Einstieg für neue Mitarbeiter wird erleichtert
• Steuerung und Organisation lassen sich anpassen und standardisieren
• Bessere Planung und Durchführung der Unternehmensnachfolge oder -übergabe

Tax Compliance – Fazit

Entkoppeln Sie sich primär von den „Zwängen“; Vorschriften vom Staat; dem Finanzamt, sehen sie es als perfekten Zeitpunkt mit gewissen Nachdruck, ihr Unternehmen für die digitale Zukunft optimiert und rechtssicher aufzustellen.

Auf lange Sicht verbessert eine gute System-, Prozess- und Verfahrensdokumentation die Unternehmensperformance, das Rating bei Banken bzw. z.B. auch die Kommunikation mit einem Erwerber, wenn das Unternehmen verkauft werden soll. Ein optimiertes und rechtsicheres Handling mit der Finanzverwaltung sowie die Reduzierung der steuer- und bußgeldrechtlichen Risiken kann dann schon fast als Bonbon auf der Torte angesehen werden.

 

Sie haben Fragen? Unser Experte Daniel Kretschmann, Chief Digital Officer berät Sie gerne persönlich. Schreiben Sie eine E-Mail an oder rufen an unter 02208 9464-0.

Erfahren Sie mehr über die BWLC PlanConsult